Missions : Sous l’autorité hiérarchique de la Directrice, vos missions sont les suivantes :

Gestion administrative des dossiers des résidents :
Vous assurez la complétude des informations concernant le volet administratif de chacun des résidents dans le dossier unique de l’usager.

Administration du personnel :
Vous réalisez les formalités d’embauche : rédaction des contrats de travail à durée déterminée, DPAE, transmission des documents et du matériel relatif à l’embauche (badge, mutuelle, justificatifs, …)
Vous élaborez les éléments variables de paie et tenez à jour les différents registres liés à l’administration du personnel (registre du personnel, tableau des accidents du travail…).
Vous organisez les visites médicales.
En collaboration avec le Directeur adjoint et le Chef de service, vous assurez le suivi de la bonne tenue des plannings sur le progiciel OCTIME.
Vous êtes le référent et l’interlocuteur privilégié du service paie.

Gestion comptable :
En fonction de l’évolution de l’organigramme, vous effectuerez la facturation liée à la participation des résidents aux frais d’hébergement et assurez le suivi de l’état des facturations incluant l’état de présence et absence des résidents. A ce titre vous êtes l’interlocuteur(trice) privilégié(e) de service comptabilité.

Logistique
Vous assistez la Directrice dans les relations avec les prestataires « restauration » et « transport ».
Vous gérez les fournitures et les consommables suivant les procédures associatives en vigueur.
Vous gérez les bons d’intervention de maintenance

Gestion de l’accueil
Vous supervisez et organisez le secrétariat de l’établissement, l’accueil physique et téléphonique et le traitement quotidien du courrier ainsi que la gestion documentaires (archives, classement…).