Sous l’autorité de la directrice Multi-sites, l’assistante de direction agit dans le respect des valeurs et des orientations de l’UNAPEI 92, des textes législatifs, conventionnels des règlements et procédures internes. Elle assure le fonctionnement administratif et l’administration du personnel au niveau de l’établissement ainsi que le suivi social des situations des résidents et la préparation de la facturation les concernant.

Les missions principales :

• Gestion administrative de l’établissement
  • Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs interne et externes et la prise de rendez-vous
  • Faciliter une communication régulière et de qualité avec les familles
  • Participer au traitement et au suivi des notifications MDPH sur « Via trajectoire » et à la gestion des demandes d’admission
  • S’assurer de la création et de la constitution des dossiers administratifs des résidents en lien avec les familles et /ou tuteurs et de leur mise à jour dans le DUI
  • Effectuer les suivis et la mise à jour des dossiers administratifs des résidents auprès des organismes sociaux (MDPH, CAF, AS…)
  • Préparer et gérer la facturation mensuelle pour les différents conseils départementaux
  • Participer au recouvrement des factures, en lien avec la comptabilité et en appui de la direction
  • Assurer le suivi des présences et de la facturation des repas, en lien avec la comptabilité
  • Participer à l’organisation des réunions CVS en lien avec le chef de service (convocation – compte rendu)
• Gestion de l’administration du personnel
  • Préparer et publier les offres d’emploi pour la direction
  • Réaliser les formalités d’embauche : DPAE, mutuelle, préparation des documents et du matériel relatif à l’embauche
  • Etablir les contrats de travail en lien avec la chargée de la gestion du personnel
  • Préparer le dossier d’embauche et ses annexes (rémunération, justificatifs, documents) selon les procédures applicables
  • Préparer les éléments variables de paie, intégrant les soldes de tout compte, avant la validation définitive par le supérieur hiérarchique
  • Mettre en place des tableaux de suivi des indicateurs RH avec la direction et la chargée de la gestion du personnel
  • Assurer la gestion administrative des dossiers de formation des salariés
  • Assurer la référence du logiciel de gestion des temps (Octime) et forme les utilisateurs
  • Suivre et enregistrer les évènements liés à l’absence des salariés sur Octime (maladies, congés, AT)
• Gestion logistique
  • Commander et gérer le stock de matériels et de fournitures courantes.
  • Gérer les relations avec les prestataires concernant le fonctionnement et la maintenance des outils bureautiques (photocopieurs, ordinateurs, téléphone…)
  • Assurer le suivi des déclarations auprès des assureurs