Sous l’autorité du Directeur Adjoint et en lien fonctionnel avec les coordinatrices avec qui il (elle) collabore étroitement, l’Assistant(e) de Gestion agit dans le respect des valeurs et des orientations de l’Unapei 92 et du pôle Jeunesse et Inclusion, des textes législatifs, conventionnels, et des règlements et des procédures internes.

Il/elle rend compte à son supérieur hiérarchique.

Missions principales :

• Gestion du matériel, des produits et des fournitures
• Coordination des services généraux
• Gestion des travaux et des chantiers
• Gestion des prestataires et suivi des contrats
• Participation à la facturation
• Participation à la gestion comptable (caisse)

Les attributions principales de la fonction

• Assure la gestion du matériel, des fournitures, des consommables, des locaux/inventaires en veillant à leur achat, leur renouvellement, leur entretien, leur maintenance, leur réparation, leur rénovation par les professionnels compétents
• Coordonne les achats et travaux (du devis à la réception de chantier) compte-tenu du budget alloué par l’ARS et des directives de la direction de l’IME
• Coordonne les services généraux de l’IME (3 ASI)
• Est le pivot de la relation avec les prestataires, les fournisseurs, les entreprises extérieures (restauration, transport, entretien des locaux…)
• Gère les contrats de maintenance
• Déclare auprès de l’assurance les sinistres éventuels et en assure le suivi
• Est chargé de prévention : à ce titre, assure l’accueil sécurité des salariés et des stagiaires avec la remise des documents de référence (livret d’accueil sécurité, fiche de sécurité), veille à l’achat et au renouvellement des EPI ; fait réaliser des exercices d’évacuation et/ou de confinement en lien avec la Direction
• Assure le suivi des formations sécurité (incendie, premiers secours) et des habilitations électriques en lien avec l’assistante de pôle.
• Participe à sa mesure à la gestion comptable de l’IME en ayant la responsabilité des achats validés par la direction, de la caisse de l’IME, en transmettant les pièces comptables nécessaires à leur traitement (copie des conventions d’orthophonie, factures etc.)
• Prépare les éléments nécessaires à la facturation et les transmet au comptable
• Gère les commandes de titres de transport pour les usagers
• Veille aux contrôles obligatoires des véhicules et à leur entretien
• Effectue des travaux de bureautique, la saisie de données, la création de tableau de bord/d’outils de gestion
• Gère le dossier Taxe d’apprentissage et s’assure des appels à contribution