Vous travaillez en lien direct avec le directeur, le directeur adjoint et l’adjoint technique de l’Etablissement ainsi qu’avec l’ensemble des services et autres membres de l’encadrement. Enfin, vous travaillez en binôme avec la seconde secrétaire du site.

Missions principales :

Accueil et communication :

• Vous assurez la communication écrite et orale au niveau des usagers et du personnel de 2 ESAT.
• Vous respectez et êtes force de proposition concernant les procédures sécurité et conditions de travail dans votre secteur.
• Vous assurez l’accueil téléphonique et physique des visiteurs.

Secrétariat administratif :

• Vous êtes responsable de l’application des procédures, courrier de l’Etablissement. Vous traitez les courriers, les mails, les dossiers et les documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage comptable des factures fournisseurs…)
• Vous assistez la direction dans toute recherche d’informations dont elle a besoin en contactant si nécessaire tout organisme susceptible de répondre.
• Vous assurez le suivi et la gestion de divers contrats et matériels de l’ESAT.
• Vous assurez la tenue physique de la caisse sur 2 ESAT.

Administration du personnel :

• Vous assurez la gestion des présences des salariés et des travailleurs sur le logiciel de présence Octime.
• Vous assurez la tenue du tableau des salaires pour les usagers et les salariés
• Vous tenez à jour le cahier informatisé des entrées/sorties des personnels/travailleurs.
• Vous gérez les justificatifs d’absence, registre du personnel, médecine du travail (…)

 Relation commerciale :

• Vous saisissez les contrats clients sur le logiciel commercial
• Vous élaborez des tableaux de bord de suivi commercial
• Vous participez au processus de facturation en relation avec les opérationnels.

Support à l’accompagnement médico-social :

• En lien avec les CESF (conseillères en économie sociale et familiale), vous participez au volet administratif d’admission, d’accompagnement et de sortie des personnes accompagnées.